Sponsors

Protocol bij overlijden

PROTOCOL BIJ OVERLIJDEN | SV BEEMSTER

Een van de meest trieste gebeurtenissen die een club kan overkomen is het overlijden van een nauw betrokken persoon binnen of rondom de club. Voetbal komt dan even op de tweede plaats, er moet vooral tijd en ruimte zijn voor verdriet. Toch moeten ook bij een moeilijke aangelegenheid als deze enkele zaken goed worden geregeld. En ieder geval is anders; één oplossing voor alle gevallen is er dus niet.

Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.

Iedereen gaat anders om met het verlies van een dierbare. Houdt dan ook de gevoelens en wensen van de nabestaande in je achterhoofd. Deze gevoelens en wensen kunnen leiden tot het afwijken van het protocol. Dit protocol is een leidraad bij emotionele situaties, geen geschreven wet. Dit betekent dat het bestuur per situatie naar eigen inzicht kan handelen.

Het protocol is in lijn met de KNVB-regeling “uitstel wedstrijden bij overlijden”. De KNVB-regeling stelt dat bij overlijden van spelende leden of begeleiders het desbetreffende team recht heeft op het uitstellen van een wedstrijd. Bij het overlijden van bestuursleden, ereleden of leden van verdienste heeft de vereniging recht op uitstel van alle wedstrijden. De impact op de vereniging en de tijd tussen het overlijden en de eerstvolgende speeldag worden daarbij meegewogen, maar de beslissing is aan de KNVB.

Het bestuur SV Beemster

N.B. waar voor de mannelijke schrijfvorm is gekozen wordt ook de vrouwelijke schrijfvorm bedoeld.

1 Inleiding

Het protocol “bij overlijden” treedt na vaststelling van het bestuur van SV Beemster in werking.
Het protocol wordt gepubliceerd op de website van de vereniging en kan door leden ter inzage bij de secretaris opgevraagd worden. Het protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, (ere-)leden, leden van verdienste, familieleden van (ere-)leden, oud-leden, sponsoren, donateurs en vrijwilligers niet zijnde lid.

2 Algemeen

Krijgt een van de bestuursleden bericht van het overlijden of verneemt hij op een andere wijze van het overlijden van één van onderstaande personen, dan neemt hij direct contact op met de voorzitter:

  • Overlijden bestuurslid/erelid/leden van verdienste
  • Overlijden lid/vrijwilliger
  • Overlijden ouder/broer/zus van een jeugdlid
  • Overlijden donateur/sponsor
  • Overlijden partner lid/kind van een lid
  • Overlijden (Schoon)ouder van lid; (lid niet-zijnde jeugdlid)

De voorzitter informeert de andere leden van het bestuur en neemt contact op met de nabestaanden of wijst een contactpersoon aan. De voorzitter of de aangewezen contactpersoon brengt zichzelf op de hoogte van specifieke wensen (bezoek aan huis, foto/rouwkaart op website/social media etc.) en speelt dit door naar de belanghebbenden, waarna zij gezamenlijk besluiten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging zal reageren;

Bij afwezigheid van de voorzitter zullen zijn taken worden waargenomen door de één van de andere bestuursleden. Bij afwezigheid van de secretaris zullen zijn taken door een bestuurslid worden waargenomen. Dit wordt door bestuursleden onderling afgestemd waarbij de voorzitter een coördinerende rol heeft.

3 Procedure

Overlijden bestuurslid/erelid/lid van verdienste

  • De leden worden door middel van informatie op de website en social media van SV Beemster en per email op de hoogte gebracht door de voorzitter. Het moment hiervoor wordt afgestemd met de nabestaanden;
  • Het dagelijks bestuur zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
  • Het dagelijks bestuur zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant (indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden);
  • De secretaris zorgt voor een rouwboeket;
  • In de kantine wordt een condoleanceboek geplaatst met foto (in overleg nabestaanden) en een kaars.
  • In geval van afgelasting van wedstrijden zal de secretaris in overleg met de wedstrijdsecretaris zo snel mogelijk de KNVB, de betreffende vereniging(en) van onze vertegenwoordigende teams en de leiders van onze teams op de hoogte brengen;
  • In het eerste weekend na overlijden wordt de verenigingsvlag op het complex halfstok gehangen. De overige vlaggen worden niet opgehangen;
  • De teams vanaf O13 spelen de wedstrijden met rouwband (om de linkerarm, dicht bij het hart);
  • Bij seniorenteams wordt voor aanvang gevraagd om een minuut stilte. Dit wordt gecoördineerd door het dagelijks bestuur; de betreffende teams en de bezoekende clubs worden door de wedstrijdsecretaris hiervan op de hoogte gesteld;
  • Op het complex en in de kantine hangt een gepaste sfeer;
  • In samenspraak met de nabestaanden houdt een bestuurslid een toespraak bij de begrafenis of crematie;
  • Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door het bestuur.

Overlijden lid/vrijwilliger

  • De leden worden door middel van informatie op de website en social media en per email op de hoogte gebracht door de voorzitter. Het moment hiervoor wordt afgestemd met de nabestaanden;
  • Het dagelijks bestuur zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
  • Het dagelijks bestuur zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant (indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden);
  • De secretaris zorgt voor een rouwboeket;
  • Op verzoek van de nabestaanden houdt een bestuurslid een toespraak bij de begrafenis/crematie;
  • Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door het bestuur.

Overlijden ouder/broer/zus van een jeugdlid

  • Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
  • Bezoek condoleance.

Overlijden donateur/sponsor

  • Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
  • Bezoek condoleance.

Overlijden partner lid/kind van een lid

  • Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;

Overlijden(Schoon)ouder van lid; (lid niet zijnde jeugdlid)

  • Geen actie vanuit de vereniging.

 

Situaties en gevolgen voor wedstrijden

  1. Bij het overlijden van een bestuurslid wordt bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij seniorenteams wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
  2. Bij het overlijden van een erelid/lid van verdienste wordt er bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij het eerste elftal wordt bij de eerstvolgende thuiswedstrijd een minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
  3. Bij het overlijden van een spelend lid wordt/worden in overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team de daaropvolgende trainingen en wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met het weekend afgelast. Bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden wordt een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
  4. Bij het overlijden van de partner van een actieve speler wordt in overleg met de nabestaanden en de leiding van het elftal de daaropvolgende wedstrijd van het elftal van die speler afgelast. Bij het betreffende elftal wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende elftal met een rouwband.
  5. Bij het overlijden van een familielid, zijnde vader, moeder of een van de kinderen uit een gezin, wordt in overleg met de nabestaanden de wedstrijden van het betreffende team volgend op het bericht van overlijden tot en met het daaropvolgend weekend afgelast. Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
  6. Bij het overlijden van een niet spelend lid of verenigingslid wordt een minuut stilte gehouden bij alle daaropvolgende thuiswedstrijden. Het eerste elftal speelt dan met rouwbanden.
  7. Bij het overlijden van een sponsor wordt bij het door deze sponsor gesponsorde team bij de eerstvolgende wedstrijd – ook als dit een uitwedstrijd is – een minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
  8. Bij een sterfgeval op het sportpark zal het Dagelijks Bestuur besluiten om alle die dag nog te spelen wedstrijden af te gelasten, ongeacht of er sprake is van een lid.
  9. In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het Dagelijks Bestuur contact op met de KNVB en komt vervolgens tot een besluit.
  10. In alle situaties kan het bestuur – in overleg met de nabestaanden van de overledene - aanvullende maatregelen nemen.

Als op een wedstrijddag een bericht van overlijden, beschreven bij de punten 1, 3, 4, 5 en 6 wordt gegeven, worden de daarop betrekking hebbende wedstrijden direct afgelast of stilgelegd.

Ten slotte is het van groot belang dat het actieve lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed wordt opgevangen en dat de leider, evt. een bestuurslid met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het proces. Goede aandacht voor en begeleiding van het lid en eventueel de groep is van groot belang.

Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!